Calendar evenimente

 

 

Newsletter UMP

date abonat

Atribuţii

Managementul Administrativ

(I). Principalele funcţii administrative ale UMP sunt:

  • Operaţionale şi Tehnice:
    • UMP asigură monitorizarea şi coordonarea tuturor activităţilor din cadrul Programului BDCE, a Programelor SEE şi al Proiectelor pe care le implementează până la finalizarea lor.
    • UMP se asigură că atât contractanţii cât şi instituţiile beneficiare responsabile pentru diferite activităţi din cadrul Programului BDCE, a Programelor SEE și a proiectelor îşi execută sarcinile în mod satisfăcător şi cu respectarea termenelor stabilite.
  • De implementare şi monitorizare:
    • UMP, în calitate de Operator de Program pentru Programele SEE, implementează și finalizează Programele, în conformitate cu obiectivele, rezultatele așteptate (outcomes), rezultatele concrete (outputs), indicatorii și țintele stabilite pentru Programe;
    • UMP lansează apeluri de proiecte, evaluează proiecte și semnează contracte de finanțare din fonduri aferente MF SEE pentru proiectele selectate.
    • UMP monitorizează și verifică rezultatele proiectelor finanțate din Programele SEE și conformitatea cheltuielilor cu normele impuse prin Regulamentul SEE, cu cele naționale și europene în vigoare
    • UMP efectuează prompt plata avansului și decontarea cheltuielilor aferente proiectelor finanțate din Programele SEE
    • UMP asigură calitatea și conformitatea implementării Programelor SEE prin realizarea de evaluări și verificări la fața locului (on-the-spot) ale progresului proiectelor finanțate, pe baza unei analize de risc
    • UMP acționează prompt în vederea prevenirii, detectării și remedierii neregulilor din cadrul proiectelor finanțate prin Programele SEE, verifică ad-hoc proiectele unde există suspiciuni de nereguli și, dacă este cazul, aplică corecțiile financiare adecvate.
  • De reprezentare şi elaborare
    • UMP participă, pe bază de mandat de reprezentare, la elaborarea şi sau dezbaterea documentelor strategice pentru dezvoltarea sectorului culturii sau care au impact ori relevanţă asupra sectoarelor culturale şi creative;
    • UMP organizează şi/sau participă la grupuri de lucru și comisii de specialitate pentru îndeplinirea atribuțiilor specifice pentru elaborarea ori dezbaterea documentelor şi orientărilor strategice cu impact sau relevanţă asupra sectoarelor culturale şi creative;
  • De coordonare şi administrare a fondurilor:
    • UMP asigură coordonarea şi implementarea achiziţiilor şi se asigură că toate lucrările, echipamentele şi serviciile finanţate în cadrul Programului BDCE, a Programelor SEE şi a proiectelor pe care le implementează sunt procurate în deplină concordanţă cu cadrul legal din România şi că licitaţiile sunt organizate şi contractele acordate în mod competitiv şi transparent.
    • UMP elaborează Programul Anual al Achizițiilor şi nominalizează Comisiile de Licitaţie, întocmeşte contractele şi le transmite spre semnare persoanelor împuternicite din cadrul MC.
    • UMP stabileşte termenii de referinţă şi contractează serviciile de consultanţă şi asistenţă tehnică, în condiţiile legii.
    • UMP asigură pregătirea şi transmiterea către compartimentele responsabile din cadrul MC, a cererilor de plăţi, integral documentate, pentru a permite alimentarea conturilor UMP, astfel încât să nu existe întârzieri de plată în implementarea proiectelor.
    • UMP îşi exercită întreaga responsabilitate privind managementul financiar şi administrarea contractelor din cadrul Programului BDCE, a Programelor SEE și a proiectelor.
    • UMP se asigură că înregistrările financiare sunt complete şi că rapoartele financiare actualizate sunt întocmite şi transmise la timp către MC în vederea înaintării acestora către finanțatori şi MFP, conform cerinţelor de raportare şi a prevederilor din ACI și a contractelor de finanțare.
    • UMP asigură pregătirea şi transmiterea către Autoritatea de Certificare și Plăți (ACP) din cadrul MFP a unui grafic de eșalonare a plăților, precum si a cererilor de plăţi, integral documentate, pentru a permite alimentarea conturilor UMP, astfel încât să nu existe întârzieri de plată în implementarea Programelor SEE.
    • Pentru toate proiectele pe care le implementează, UMP asigură managementul financiar în acord cu cerinţele finanţatorilor şi legislaţia română incidentă.
  • De colaborare:
    • UMP stabileşte şi menţine o comunicare şi o legătură constantă cu BDCE, cu specialiştii relevanţi din cadrul compartimentelor MC şi cu entităţile implicate în toate problemele care privesc implementarea şi supervizarea Programului BDCE sau alte activităţi legate de respectarea Acordurilor de Împrumut.
    • UMP stabileşte şi menţine o comunicare şi o legătură constantă cu finanţatorii externi, cu specialiştii relevanţi din cadrul departamentelor MC şi cu entităţile implicate în toate problemele care privesc implementarea şi supervizarea Programelor SEE şi a Proiectelor sau în alte activităţi legate de respectarea contractelor de finanţare încheiate.
    • UMP stabileşte şi menţine o comunicare şi o legătură constantă cu toate organismele/instituțiile/autoritățile de drept public și privat cu competențe în domeniile în care UMP îşi desfăşoară activitatea.
  • De raportare:
    • UMP este responsabilă de pregătirea Rapoartelor privind Progresul Implementării, care informează asupra stării sau a progresului implementării Programului BDCE, a Programelor SEE  şi a proiectelor şi pentru transmiterea regulată a acestora către BDCE, respectiv către PNC (Punctul Naţional de Contact), FMO (Oficiul Mecanismului Financiar) şi MFP, după caz. La sfârşitul Programului BDCE, a Programelor SEE şi/sau a proiectelor, UMP elaborează Rapoartele de Finalizare ale acestora, potrivit cerinţelor finanţatorilor.i.
    • UMP răspunde de pregătirea şi transmiterea regulată a Rapoartelor privind Progresul Implementării pentru fiecare Program şi/sau Proiect precum şi a Rapoartelor Finale, în acord cu cerinţele finanţatorilor şi cu obligațiile contractuale asumate în acest sens.

(II) Responsabilităţile UMP privind managementul administrativ al Programului BDCE, al Programelor SEE şi al Proiectelor pe care le implementează se completează de drept cu responsabilităţile care decurg din aplicarea dispoziţiilor legale incidente.

Managementul Financiar

(1)  În conformitate cu prevederile Ordonanţei de urgenţă nr. 64 din 27 iunie 2007 privind datoria publică, cu modificările şi completările ulterioare, Ministerul Finanţelor Publice reprezintă Guvernul în toate acordurile şi garanţiile Împrumutului. Ratele către BDCE sunt negociate de Ministerul Finanţelor Publice. MFP este responsabil de administrarea tragerilor de sume din împrumutul BDCE.

(2)  Responsabilităţile UMP privind managementul financiar al Programului BDCE, al Programelor SEE și al proiectelor includ:

  • pregătirea bugetelor, planificarea şi controlul tuturor operaţiunilor financiare, contabile şi administrative legate de Programul BDCE și/sau de proiecte, cum ar fi: plata contractelor de lucrări, bunuri şi servicii şi a achiziţiilor ce decurg din acestea, evidenţa materialelor şi bunurilor, plata salariilor și/sau a onorariilor, etc.;
  • pregătirea bugetelor, planificarea şi controlul tuturor operaţiunilor financiare, contabile şi administrative legate de Programul SEE, cum ar fi: pregătirea previziunilor cererilor de plată și transmiterea lor către ACP (Autoritatea de Certificare și Plăți) din cadrul MFP, plata efectivă și promptă a avansului și rambursarea cheltuielilor eligibile în timp util pentru proiectele finanțate, plata contractelor de bunuri şi servicii şi a achiziţiilor ce decurg din implementarea Programelor SEE, plata costurilor de management, acțiunilor bilaterale și acțiunilor complementare aferente Programelor SEE, evidenţa bunurilor;
  • menţinerea legăturii cu compartimentele responsabile din MC, cu MFP, cu ACP/MFP, cu UCAAPI, cu PNC, cu BDCE, cu FMO şi alţi finanţatori externi şi cu alte organisme cu rol relevant în buna desfăşurare a Programului BDCE, a Programelor SEE şi proiectelor;
  • evidenţa înregistrărilor financiare şi a documentaţiei privind toate cheltuielile din cadrul Programului BDCE, a Programelor SEE  și a proiectelor. Toate înregistrările vor fi păstrate şi tranzacţiile vor fi înregistrate şi raportate în conformitate cu legislaţia română, şi în acord cu standardele contabile internaţionale după cum este specificat în ACI și în contractele de finanțare;
  • evidenţa contabilă pentru fondurile primite de la bugetul de stat, cu încadrarea în bugetul aprobat anual, pentru titlurile bugetare cu incidență asupra activității UMP;
  • transmiterea către compartimentele responsabile din cadrul MC a necesarului lunar pentru alimentarea conturilor din trezorerie ale UMP în vederea efectuării plăţilor, verificarea extraselor bancare şi a datoriilor aferente acestor conturi;
  • realizarea plăţilor direct către contractorii de lucrări/servicii/bunuri în baza situațiilor de lucrări finalizate măsurate şi certificate de supervizorii lucrărilor de la locaţia proiectului pentru Programul BDCE şi alte proiecte, după caz;
  •  verifică existența unui sistem de înregistrare și stocare în format electronic pentru registrele contabile ale fiecărui proiect finanțat în cadrul Programelor și se asigură că Promotorii de proiecte fie mențin un sistem separat de contabilitate pentru proiect, fie aplică tranzacțiilor o metodă de codificare care să permită identificare celor aferente proiectului; 
  •  colectează datele necesare managementului financiar, raportării, monitorizării, verificărilor, auditurilor și evaluăriilor;
  •  stabilește o structură organizatorică ce asigură independența și separarea functională a diviziei responsabile pentru verificarea cererilor de plata de la alte divizii responsabile pentru implementarea Programelor;
  •  menține câte un cont bancar separat, purtător de dobânzi, dedicat exclusiv fiecăruia dintre cele două Programe SEE, inclusiv câte un cont bancar separat, purtător de dobânzi pentru fondurile destinate realocăriilor;

(3) Responsabilităţile UMP privind managementul financiar al Programului BDCE, al Programelor SEE şi al Proiectelor pe care le implementează se completează de drept cu responsabilităţile care decurg din aplicarea dispoziţiilor legale incidente. 

Managementul Tehnic

(1)  Din punct de vedere tehnic, conform angajamentelor asumate, pentru Programul BDCE şi alte proiecte UMP urmăreşte finalizarea lucrărilor de reabilitare a monumentelor istorice şi a celor de construcţie, renovare sau reabilitare a clădirilor culturale de interes public cuprinse în Program, lucrări care cuprind fazele de proiectare şi execuţie, precum și finalizarea lucrărilor de reabilitare a monumentelor istorice cuprinse în celelalte Proiecte pe care UMP le gestionează.

(2)  În cadrul proiectării se întocmesc studiul de fezabilitate, proiectul tehnic, proiectul autorizaţie de construcţiei şi detaliile de execuţie. În baza proiectului tehnic se trece la execuţia efectivă a proiectului, în vederea finalizării acestuia.

(3)  Toate proiectele tehnice sunt verificate şi ştampilate de verificatori atestaţi potrivit legii. În funcţie de necesitate, UMP poate apela la serviciile unor consultanţi tehnici, în conformitate cu legislaţia în vigoare.

(4)  UMP procesează şi verifică situațiile de lucrări şi plăteşte lucrările/contractorii în mod direct.

(5)  Pentru fiecare lucrare de execuție, UMP contractează servicii de specialitate – de dirigenţie de şantier – pentru a verifica în mod independent calitatea, stadiul şi acceptabilitatea lucrărilor efectuate pentru fiecare caz în parte. Diriginţii de şantier furnizează rapoarte informative scrise, complete, periodice UMP cu privire la concluziile proprii, inclusiv evaluări ale calităţii lucrărilor şi a progresului înregistrat. 

(6)  La finalizarea lucrărilor de execuţie (proces verbal de recepție finală) se va întocmi un proces verbal de predare primire pentru fiecare parte contractantă, urmând ca beneficiarul direct să modifice în contabilitate valoarea de intrare a clădirii.

(7) UMP răspunde de managementul tehnic pentru toate activitățile proiectelor pe care le gestionează.

(8) Din punct de vedere tehnic, conform angajamentelor asumate, pentru Programele SEE, UMP realizează următoarele operațiuni:

  • se asigură că proiectele finanțate contribuie la obiectivele generale ale Mecanismului financiar SEE 2009 – 2014, precum și la rezultatele așteptate (outcomes), rezultatele concrete (outputs) și indicatorii specifici ai Programelor, în conformitate cu AP și AIP;
  • se asigură că Programele și proiectele finanțate sunt conforme cu Regulamentul MFSEE, ghidurile emise de CMF, AP, precum și cu legislația națională aplicabilă și cea a Uniunii Europene, în toate etapele de implementare;
  • lansează apeluri de proiecte, evaluează proiectele depuse și semnează contracte de finanțare cu promotorii de proiecte pentru proiectele selectate, în condițiile legii;
  • verifică realizarea rezultatelor proiectelor finanțate și conformitatea cheltuielilor declarate de Promotorii de proiecte cu Regulamentul MF SEE și legislația națională și europeană în domeniu;
  • verifică progresul proiectelor finanțate prin evaluări și/sau vizite la fața locului, pe baza unei analize de risc;
  •    efectuează monitorizări anuale asupra unui eșantion de proiecte, selectate pe baza evaluării riscurilor;
  • verifică utilizarea exclusivă a contribuției financiare pentru atingerea scopului Programelor și a proiectelor finanțate precum și utilizarea bunurilor achiziționate din aceste fonduri numai în astfel de scopuri, după cum s-a prevăzut în acordul de program;
  • asigură transparența și disponibilitatea tuturor documentelor aferente Programelor și punerea lor la dispoziție pentru PNC, FMO, ACP, UCAAPI;
  •    ia toate măsurile necesare și corespunzătoare pentru a preveni, detecta și remedia toate cazurile de nereguli suspectate sau reale, verifică cu promptitudine și eficiență,neregulile identificate și raportează în mod corect constatările, aplică corecții financiare adecvate și recuperează sumele cheltuite în mod necorespunzător; .

(9) Responsabilităţile UMP privind managementul tehnic al Programului BDCE, al Programelor SEE şi al Proiectelor pe care le implementează se completează de drept cu responsabilităţile care decurg din aplicarea dispoziţiilor legale incidente.

Managementul achiziţiilor

(1) UMP are responsabilitatea privind procedurile de achiziţii publice pe care le desfăşoară în conformitate cu legislaţia română în vigoare.

(2) Managementul achiziţiilor urmăreşte printre altele şi realizarea următoarelor activităţi:

  • Întocmirea, urmărirea şi actualizarea programului anual de achiziții publice;
  • Întocmirea documentaţiei necesare inițierii procedurilor de achiziţie (referate de necesitate, note de fundamentare, note justificative etc.) precum şi a documentaţiei de atribuire;
  • Elaborarea caietelor de sarcini, a termenilor de referinţă şi a specificaţiilor tehnice;
  • Pregătirea şi transmiterea răspunsurilor la clarificările solicitate de ofertanţi;
  • Realizarea şi menţinerea unui sistem de monitorizare şi analiză a achiziţiilor şi a contractărilor conform legislației in vigoare in domeniu;
  • Asigurarea suportului administrativ pentru comisiile de licitaţie în cadrul procesului de evaluare a ofertelor;
  • Întocmirea şi transmiterea anunţurilor de atribuire conform dispoziţiilor legale relevante;
  • Încheierea contractelor, în condiţiile legii;
  • Întocmirea şi păstrarea dosarelor achiziţiilor publice;
  • Întocmirea rapoartelor privind contractele atribuite, ca urmare a procedurilor aplicate;
  • Urmărirea respectării termenelor pentru elaborarea ofertelor precum şi a termenelor pentru încheierea contractelor.

(3)  Pentru a menţine un control strict asupra procesului de achiziţii în cadrul Programului BDCE, al Programelor SEE şi al Proiectelor pe care le implementează şi pentru a putea monitoriza conformitatea cu procedurile convenite, UMP coordonează direct toate procedurile de achiziţii de lucrări, echipamente şi servicii legate de implementarea Programelor şi Proiectelor.

(4) Responsabilităţile UMP privind managementul achiziţiilor în cadrul Programului BDCE, al Programelor SEE şi al Proiectelor pe care le implementează se completează de drept cu responsabilităţile care decurg din aplicarea dispoziţiilor legale incidente.

Monitorizare

(1)  UMP monitorizează prin specialiştii proprii sau prin contractarea de servicii externe specializate stadiul implementării Programului BDCE, al Programelor SEE şi al Proiectelor și gradul de îndeplinire a obiectivelor asumate prin acestea în limitele prevederilor legale referitoare la recepția și predarea obiectivelor de investiții.

(2) Pentru Programul BDCE, UMP pregăteşte Rapoartele privind Progresul Implementării (în limba engleză) la fiecare 6 luni, pe întreaga perioadă de derulare a acestuia şi le transmite către BDCE via MFP. Conţinutul acestor Rapoarte este specificat în cadrul ACI şi detaliază cel puţin:

  • Progresul înregistrat de fiecare Sub-Proiect, inclusiv o analiză a realizărilor comparativă cu starea iniţială;
  • Starea utilizării împrumutului;
  • Evoluţia Planului Financiar al Programului şi al Sub-proiectelor, incluzând tabele financiare detaliate privind cheltuielile efectuate în cadrul proiectului şi costurile actualizate pentru fiecare sub-proiect în parte;
  • Detalii privind managementul Programului, probleme identificate pe parcursul implementării acestuia şi soluţii propuse.

(3)  La finalul implementării fiecăreia din cele două componente ale Programului, UMP va pregăti şi va transmite la BDCE un Raport de Finalizare a acesteia care va conţine o evaluare a efectelor economice, financiare, sociale şi de mediu. Raportul de Finalizare va cumula informaţia din Rapoartele privind Progresul Implementării, corespondenţa cu BDCE şi va conţine o comparaţie între activităţile finalizate şi cele programate iniţial.

(4) Pentru Programele SEE, UMP pregăteşte Rapoarte privind Progresul implementării fiecărui Program, Rapoarte privind neregulile, Rapoarte anuale pentru fiecare Program, Raport final al fiecărui Program și Rapoarte cu privire la dobânzi, pe întreaga perioadă de derulare a Programelor şi le transmite către PNC, ACP, UCAAPI și FMO. Conţinutul acestor Rapoarte este specificat în cadrul Acordul de Program, Acordul de implementare al Programului și Regulamentul privind implementarea Mecanismului financiar SEE 2009-2014.

(5) Pentru fiecare Proiect pe care îl implementează, UMP va elabora rapoarte de monitorizare şi de finalizare potrivit cerinţelor finanţatorilor, aşa cum sunt prevăzute acestea în contractele de finanţare încheiate.