Achiziție servicii organizare eveniment

Către: Toți operatorii economici interesați

Obiectul achiziției: Prin prezentul anunț vă facem cunoscută intenția autorității contractante Unitatea de Management a Proiectului (UMP) din cadrul Ministerului Culturii și Identității Naționale (MCIN) de a achiziționa servicii pentru organizarea evenimentului Consolidarea cooperării europene prin intermediul coproducțiilor – cod CPV 79952000-2 – Servicii pentru evenimente.

În perioada 18-19 martie 2019, profesioniști din domeniul cinematografiei și audiovizualului, experți, reprezentanți ai instituțiilor publice naționale și europene se vor reuni la București pentru a discuta reevaluarea modelelor de coproducție cinematografică și a prezenta instrumentele financiare specifice pieței internaționale a filmului.

În vederea organizării conferinței mai sus menționate sunt necesare următoarele servicii:

• închiriere spațiu cu următoarele caracteristicii:
• capacitate de 200 de persoane;
• dotări aferente (sistem de proiecție, instalație de sonorizare, 6 microfoane fixe și 2 mobile, internet de mare viteză);
• spațiul va fi situat într-o unitate hotelieră de 4 sau 5 stele din zona centrală a orașului, având în vedere faptul că participanţii la conferinţă şi speakerii ar putea avea preferinţa de a fi cazaţi în locaţia de desfăşurare a conferinţei. Plata serviciilor de cazare pentru participanți se va face de către aceștia și nu va fi inclusă în prețul ofertat;
• locația trebuie să asigure un spațiu separat pentru pauze de cafea și catering pentru aproximativ 200 de persoane pentru zilele de 18 martie (interval orar 09:00-21:00) și 19 martie (interval orar 09:30-18:00);
• în vederea pregătirii evenimentului, accesul organizatorilor în spațiu se va asigura și în afara intervalului orar menționat anterior.
• set-up sală (cuburi/mese și fotolii pentru șase speakeri și un pupitru, scaune pentru participanți);
• servicii de interpretariat (1-2 persoane- română-engleză, engleză-română), cabine pentru traducere și 100 căști;
• servicii de catering pentru 200 de persoane (trei coffee breaks, două prânzuri, o recepţie/cină);
• asistență tehnică specializată pe durata desfășurării evenimentului - respectiv 18 martie (interval orar 09:00-18:00) și 19 martie (interval orar 09:30-13:00).

Pentru a vizualiza draftul agendei click aici.

De asemenea, prestatorul va avea disponibilitate pentru asigurarea serviciilor de transport pentru participanți (de la aeroport la hotel și retur). Costul aferent serviciilor de transport nu va fi inclus în ofertă, plata acestora revenind participanților.

Valoarea estimată aferentă serviciilor de organizare a evenimentului Consolidarea cooperării europene prin intermediul coproducțiilor este de 131.500 lei, fără TVA.

Criteriul de atribuire: prețul cel mai scăzut.

Condițiile de participare și de elaborare a ofertei:

Operatorul economic va transmite împreună cu oferta Certificatul constator ONRC. Obiectul achiziției, respectiv servicii de organizare evenimente, trebuie să aibă echivalent în codul CAEN din certificat.

Prețul ofertat va include costul aferent tuturor categoriilor de servicii solicitate închiriere sală, catering, set-up, asistență tehnică, servicii traducere etc). Oferta financiară va fi prezentată detaliat pentru aceste tipuri de costuri.

Achiziția se va finaliza cu încheierea unui contract iar pentru efectuarea plății prestatorul va deține cont la Trezorerie.

Data limită depunere oferte: oferta se va transmite prin e-mail, la adresa office@umpcultura.ro, până la data de 26.02.2019, ora 14:00.