Achiziție servicii organizare eveniment în contextul exercitării de către România a Președinției Consiliului Uniunii Europene: Reuniunea rețelei Birourilor Europa Creativă, 5-6 iunie 2019, Cluj-Napoca
Către: Toți prestatorii de servicii interesați
Obiectul achiziției: Prin prezentul anunț vă facem cunoscută intenția autorității contractante, Unitatea de Management a Proiectului (UMP) din cadrul Ministerului Culturii și Identității Naționale (MCIN), de a achiziționa servicii pentru organizarea evenimentului: Reuniunea rețelei Birourilor Europa Creativă (cod CPV 79952000-2 – Servicii pentru evenimente).
Contextul și scopul evenimentului: Evenimentul se înscrie în calendarul reuniunilor organizate de România în contextul Președinției rotative a Consiliului UE și reprezintă o excelentă ocazie pentru reprezentanții Birourilor Europa Creativă din cele 41 de țări participante la acest program comunitar de a face schimb de informații, experiență și practici și de a-și îmbunătăți constant activitatea de informare și asistență tehnică oferită organizațiilor naționale din domeniul cultural și cel audiovizual. Reprezentanți ai punctelor de contact ale Programului Europa Creativă (Subprogramele Cultura și MEDIA), ai Comisiei Europene și ai Agenției Executive pentru Educație, Audiovizual și Cultură se vor întâlni la Cluj-Napoca, în 5 și 6 iunie a.c., pentru a discuta despre schimbările, implementarea și rezultatele programului de finanțare, precum și despre politicile și inițiativele Uniunii Europene în domeniul culturii.
Perioada desfășurării evenimentului: 5-6 iunie 2019
Locul desfășurării evenimentului: Cluj-Napoca, România
Locațiile de desfășurare și intervalul orar estimat:
- Casino – Centrul de Cultură Urbană Cluj-Napoca, 5 iunie (orele 8:00 -20:00) și 6 iunie (orele 8:00-17:00)
Sala are o capacitate de max. 145 persoane și va găzdui desfășurarea lucrărilor comune din data de 5 iunie și întâlnirea reprezentanților subprogramului MEDIA din data de 6 iunie. Spațiul va fi pus la dispoziția AC cu titlu gratuit în ambele zile prin amabilitatea și cu sprijinul Primăriei Cluj-Napoca.
- Sala Polivalentă – BT Arena, 6 iunie (orele 8:00-17:00)
Două săli cu o capacitate de 100, respectiv 60 de locuri situate la etajul 2 al Sălii Polivalente – BT Arena din Cluj-Napoca și spațiul de lounge amplasat între ele, care vor găzdui reprezentanții subprogramului Cultura pentru întâlnirea acestora din data de 6 iunie. Spațiile sunt disponibile contra cost și a fost realizată o rezervare de principiu de către AC pentru ziua menționată.
Număr estimat de participanți: 145
Activități necesare în vederea bunei organizări a evenimentului:
În vederea organizării Reuniunii rețelei Birourilor Europa Creativă, prestatorul va desfășura următoarele activități:
1. Închirierea de spații cu dotările tehnice aferente. Presatorul va închiria spații dotate pentru evenimente situate în incinta Sălii Polivalente – BT Arena din Cluj-Napoca, etajul 2, după cum urmează:
- 1 sală cu o capacitate de 100 de persoane și dotările tehnice aferente (videoproiector, laptop, ecran proiecție sau echivalent)
- 1 sală cu o capacitate de 60 de persoane și dotările tehnice aferente (videoproiector, laptop, ecran proiecție sau echivalent)
- 1 spațiu de lounge aferent celor 2 săli în vederea servirii mesei și a pauzelor de cafea
Data: 6 iunie
Interval orar: 08:00 - 17:00
2. Asigurarea unor dotări suplimentare pentru spațiile de desfășurare a evenimentului, astfel:
a) Pentru sala Casino – Centrul de Cultură Urbană Cluj-Napoca, pe parcursul derulării evenimentului, respectiv:
- 30 de scaune cu spătar, culoare închisă (pentru conferință)
- un display interactiv ultra HD (sau sistem echivalent), suportul și racordurile aferente la sistemul de proiecție. Dimensiunea minimă a diagonalei de 75 inch /190,5 cm, sistem de suport reglabil aferent, cabluri sau alt sistem de racordare/conectare la echipamentele de proiecție existente.
Data: 5 iunie 2019
Interval orar: 8:00 – 18:30
b) Pentru sala cu capacitate de 100 de persoane din incinta Sălii Polivalente – BT Arena , et.2
- echipament sonorizare (mixer, 2 boxe, 2 microfoane fixe și 2 microfoane mobile)
Data: 6 iunie 2019
Interval orar: 8:00 – 17:00
3. Asigurarea serviciilor de amenajare a sălilor pentru eveniment și asigurarea suportului logistic aferent.
Se impune realizarea următoarelor:
- amplasarea scaunelor în diferite configurații
- instalarea și asigurarea funcționării echipamentelor audio și video sau a echipamentelor de proiecție
- instalarea bannerelor/roll-up urilor
- asigurarea unor echipamente de rezervă în cazul producerii unor defecțiuni
- asigurarea de personal care să faciliteze suportul tehnic și logistic permanent și să dispună organizarea sălilor și a resurselor materiale în funcție de scopul comunicat de AC pentru fiecare dintre secțiunile evenimentului – 2 persoane/zi
Cele menționate mai sus se vor realiza în 5 iunie (interval orar: 8:00 – 19:00) în sala Casino și în 6 iunie (interval orar: 8:00 – 17:00) în ambele locații.
- asigurarea consumabilelor și a suportului material necesar pentru grupurile de lucru (4 flipchart-uri cu hârtia aferentă/ locație, 20 markere colorate/ locație, 1 top hârtie A4/ locație) în data de 6 iunie (interval orar: 8:00 – 17:00), în ambele locații.
Prestatorul se va asigura că în ambele zile și în ambele locații de desfășurare a evenimentului există, sunt instalate și puse în funcțiune următoarele echipamente: laptop, videoproiector, ecran de proiecție/ ecrane tip display adecvat/-e suprafeței sălii, sonorizare, pointere, indiferent dacă aceste dotări sunt cele cu care sunt deja echipate sălile sau cele aduse și puse în funcțiune de prestator în completarea echipării prealabile a sălilor, conform cerințelor de la punctul 2 a și b.
4. Asigurarea serviciilor de catering pentru masa zilnică, pauzele de cafea și o recepție, după cum urmează:
a) Masă zilnică (tip bufet suedez), pentru aproximativ 145 de persoane, în cele două zile de desfășurare a evenimentului. În data de 6 iunie masa zilnică va fi servită separat în fiecare dintre cele două locații de desfășurare a evenimentului (Casino și Sala Polivalentă). Numărul de porții necesar a fi servit per locație va fi comunicat de AC cu cel puțin 2 zile înainte de desfășurarea evenimentului.
Meniul va fi variat și va include: selecție de preparate reci și calde – minimum 6 sortimente (produse din carne de pui/vită/porc și pește, produse vegetariene, garnituri, salate etc.), chifle asortate (albe, negre, integrale), desert (minimum 4 tipuri de prăjituri), diverse tipuri de fructe și băuturi non-alcoolice (sucuri naturale și carbogazoase – minimum 330 ml/persoană, apă plată și minerală – minimum 500 ml/persoană; cafea; ceai de diverse sortimente). Meniul final va fi agreat împreună cu AC cu cel puțin 2 zile înainte de desfășurarea evenimentului;
b) Coffee break pentru 5 pauze prevăzute în cele 2 zile de eveniment, pentru aproximativ 145 de persoane, după cum urmează:
5 iunie – 3 pauze de cafea,
6 iunie – câte 2 pauze de cafea în fiecare dintre cele două locații de desfășurare a evenimentului (Casino și Sala Polivalentă).
Numărul de porții necesar a fi servit per locație va fi comunicat de AC cu cel puțin 2 zile înainte de desfășurarea evenimentului.
Meniu va consta în: cafea simplă, cafea decofeinizată, lapte pentru cafea, zahăr alb/brun, ceai de diverse sortimente, produse proaspete de patiserie (dulce și sărată) și cofetărie (mini-prăjituri), fructe proaspete, apă plată și minerală (minim 500 ml/persoană), sucuri naturale și carbogazoase (minim 330 ml/persoană). Meniul final va fi agreat împreună cu AC cu cel puțin 2 zile înainte de desfășurarea evenimentului;
c) Recepție (tip bufet suedez), pentru aproximativ 145 de persoane, în a doua parte a zilei de 5 iunie, la Sala Casino.
Meniul va fi variat și va include: finger food (antreuri reci și calde, minimum câte 4 sortimente din fiecare), desert (minimum 4 tipuri de prăjituri), diverse tipuri de fructe și băuturi non-alcoolice (cafea, ceai de diverse sortimente, sucuri naturale și carbogazoase - minimum 330 ml/persoană, apă plată/minerală - minimum 500 ml/persoană), șampanie și vin sec alb/roșu (recomandat de producție românească). Meniul final va fi agreat împreună cu AC cu cel puțin 2 zile înainte de desfășurarea evenimentului.
Serviciile vor include amenajarea spațiilor de servire a mesei în fiecare dintre locații (prânz, pauze de cafea și recepție), servirea participanților în timpul pauzelor de cafea, al prânzului și a recepției, debarasarea, transportul produselor în spațiile alocate pentru asigurarea serviciilor de masă, precum și accesoriile necesare pentru prestarea în condiții optime a serviciilor de masă (mese, fețe de masă, pahare și cești, platouri, farfurii, tacâmuri din inox, șervețele etc.). AC nu va accepta accesorii de servire din material plastic/de unică folosință.
Valorile aferente serviciilor de la punctul 4 se vor încadra în baremurile stabilite la lit. c), f) și g) din Anexa la Hotărârea Guvernului nr. 396/2018 privind unele măsuri referitoare la pregătirea și exercitarea de către România a Președinției Consiliului Uniunii Europene în anul 2019.
5. Documentarea fotografică a evenimentului și realizarea unor filme de promovare sub formă de interviuri. Cu scopul de a mediatiza evenimentul, activitatea rețelei Europa Creativă și acest program de finanțare, se vor realiza următoarele:
- documentarea fotografică a evenimentului de către un fotograf profesionist (minimum 50 fotografii/ locație/zi). Fotografiile vor fi realizate profesional și vor fi predate AC în format *.jpg/*.jpeg cel târziu în data de 14 iunie a.c., prin transfer online sau pe suport digital (USB stick/CD).
- 10 mini-interviuri video în format final de 2 – 4 minute fiecare, realizate cu participanți la eveniment pe baza filmărilor din data de 5 iunie, în intervalul 11.00–16:30 în timpul pauzelor de cafea și al pauzei de prânz. Intervievarea va alea loc în limba engleză sau în română, după caz, pe baza unor întrebări formulate de AC. Materialul video va fi realizat profesional, iar mini-interviurile vor fi puse la dispoziția AC în format *.mp4, online și pe suport fizic (USB STICK/DVD), cel târziu în data de 14 iunie a.c.
6. Asigurarea transportului de colete cu materiale promoționale și de informare din București la Cluj-Napoca (servicii de curierat pentru colete cu o greutate totală maximă de 100 kg). Prestatorul va asigura transportul prin curier de la București (sediul AC) la Cluj-Napoca (în locația comunicată de AC ) pentru materialele de promovare, protocol și informare dedicate evenimentului și puse la dispoziție de către AC. Prestatorul va asigura transportul coletelor, cu o greutate maximă cumulată de100 kg, cu livrarea la destinație cel mai târziu în data de 3 iunie a.c. Detaliile privind ridicarea și livrarea coletelor vor fi comunicate de AC cu cel puțin 5 zile înainte de desfășurarea evenimentului.
7. Asigurarea de servicii de ghidaj turistic și achiziția de bilete la proiecțiile de film din cadrul TIFF pentru unii dintre participanții la eveniment.
- în seara zilei de 5 iunie se va organiza, cu plecare de la Sala Casino, la ora 19:30, un tur ghidat al centrului orașului Cluj-Napoca, în limba engleză, pentru aprox. 50 persoane, cu o durată de o oră – o oră și jumătate.
- se va asigura accesul la o proiecție de film și/sau la un alt eveniment artistic (ex. concert) în cadrul Festivalului Internațional de Film Transilvania (TIFF) pentru aproximativ 50 de persoane în perioada 4-6 iunie, după ora 19:00. Evenimentul (film, concert etc.) va fi pre-rezervat de AC și comunicat în timp util către Prestator în vederea achiziționării biletelor. Prețul unui bilet la aceste evenimente nu va depăși cuantumul de 50 de lei.
În vederea organizării evenimentului, Prestatorul va menține o legătură permanentă cu AC pe toată durata de implementare a activităților din cadrul reuniunii, desemnând o persoană de contact care să asigure coordonarea și managementul contractului.
Prestatorul va comunica prin e-mail și/sau telefonic ori de câte ori este necesar cu AC, pentru stabilirea de comun acord a tuturor detaliilor tehnice și organizatorice, în aşa fel încât să se atingă scopul stabilit pentru eveniment și organizarea reuniunii în cele mai bune condiții, la standarde de calitate ridicate.
Valoarea estimată aferentă serviciilor de organizare a evenimentului Reuniunea rețelei Birourilor Europa Creativă este de 113.060 lei, fără TVA.
Criteriul de atribuire: prețul cel mai scăzut.
Condițiile de participare și de elaborare a ofertei:
Operatorul economic va transmite împreună cu oferta Certificatul constator ONRC din care să rezulte că obiectul achiziției, respectiv servicii de organizare evenimente, are corespondent în codul/codurile CAEN menționate.
În cazul unui ONG / persoană juridică non-profit, se vor depune documente care să ateste că organizația desfășoară activități economice al căror cod CAEN corespunde obiectului achiziției, respectiv servicii de organizare evenimente. Documentele justificative includ Statutul cu modificările la zi şi încheierile de şedinţă, fără însă a se limita la acesta.
Decontarea cheltuielilor se va realiza doar pentru persoanele care participă efectiv la eveniment, iar numărul acestora va fi reconfirmat de către AC cu cel puțin 2 zile înainte de desfășurarea evenimentului .
Prețul ofertat va include costul aferent tuturor categoriilor de servicii solicitate și enumerate mai sus.
Oferta financiară va fi prezentată detaliat pentru fiecare dintre aceste tipuri de costuri, precizând valoarea fără TVA și cu TVA.
Achiziția se va finaliza cu încheierea unui contract, iar pentru efectuarea plății prestatorul va deține cont la Trezorerie.
Data limită de depunere a ofertelor: oferta se va transmite prin e-mail, la adresa office@umpcultura.ro, până la data de 16.05.2019, ora 21:00.
Eventuale solicitări de clarificare pot fi transmise pe adresa de e-mail office@umpcultura.ro până la data de 14.05.2019, ora 17:00.